Không bao giờ ngừng nói: Làm thế nào cho nhóm làm việc nhỏ trở nên vĩ đại

Bài viết của William Allen với link gốc http://99u.com/articles/18710/never-stop-talking-how-teams-stay-great-when-they-grow

Chúng ta thích quy hết những gì mầu nhiệm cho hầu hết công ty khởi nghiệp. Chúng ta đề cao khả năng của họ nhắm vào một sản phẩm độc nhất, có thể thay đổi thế giới. Chúng ta ca ngợi sự đa năng và gắn bó của nhân viên của họ. Khả năng thích ứng nhanh chóng của họ là sự ghen tị của mọi tập đoàn lớn…

Những thứ được xem qua ở trên tồn tại không phải chỉ bởi vì tài năng của nhóm khởi nghiệp mà còn là do qui mô của nhóm. Ở đây “Luật nhóm nhỏ” được áp dụng: nhóm càng nhỏ thì càng ít có những rào cản tự nhiên để tiến tới mục tiêu nhanh chóng và hiệu quả. Vì vậy, thực sự cái làm trì trệ nhóm là có khi bạn không thể còn ngồi cùng sát với nhau trên một cái bàn.

Khi còn là nhóm nhỏ, rào cản của bạn tự nhiên là những rào cản bên ngoài: cần thêm vốn, báo chí, sức ép hay sức đẩy của thị trường… Về mặt nội bộ, bạn có thể giải quyết mấy vấn đề này nhẹ nhàng. Nhưng khi nhóm lớn mạnh hơn, rất khó khăn để giữ cho nhóm làm việc thông suốt và chú tâm vào mục tiêu chung. Công cụ duy nhất hữu hiệu để giữ cái nhóm của bạn phát triển nhanh chóng bền vững là xây dựng một văn hóa giao tiếp trao đổi hiệu quả.

Bạn có thể nghe cái câu mà bạn không ưa như: “Tôi chưa làm được vì cần anh kia làm xong phần của ảnh đã”. Những phụ thuộc nội bộ này là hàng ngàn vết cắt bởi giấy giết chết bạn (giấy tuy mềm và vô hại nhưng có thể làm bạn đứt tay và thú vị là đau hơn dao cắt). Có thể một ngày thức dậy, bạn phát hiện cả nhóm đang trì trệ, người này chờ đợi vào người kia. Cho tới khi cả nhóm bắt đầu họp bàn với nhau về sự phụ thuộc và những cái ắc tách đó thì bạn mới có thể xử lí được chúng. Nhận thức những gì trao đổi thông tin mang lại là bước đầu tiên để loại những cái thắt cổ chai và mang lại sự lanh lẹ vốn có của nhóm, thậm chí khi nhóm của bạn lớn hơn, đông hơn.

Tôi đã từng tham gia vào hai nhóm phát triển rất nhanh – đầu tiên là TED và bây giờ là Behance – và chứng kiến được giao tiếp hiệu quả đã tạo nền móng cho chúng tôi lớn mạnh. Đây là vài bài học tôi đã rút ra được.

Dùng công nghệ làm đòn bẩy và không ép buộc

Nhóm kĩ sư tại Behance đã thuyết phục tất cả chúng tôi dùng các chương trình chat nhóm như Campfire hay Hipchat và bây giờ chúng tôi không thể sống mà thiếu các công cụ này. Khả năng nhắn tin offline, lưu lại tương tác của cả nhóm và khả năng chia nhỏ đào sâu vào thông qua chat riêng là cách tốt nhất để chúng tôi giúp mọi người thông suốt chuyện gì đang xảy ra.

Hãy tận dụng những công nghệ tốt nhất phục vụ cho bạn, cho dù nó là chương trình nhắn tin, gọi điện hoặc là những cái trình ghi chú. Nhưng phải thận trọng với sự khó chịu của công nghệ đem lại cho nhóm: sự chấp nhận rộng rãi luôn quan trọng hơn lợi ích của một số tính năng nào đó. Tốt nhất là làm cho nhóm bạn thích ứng với công nghệ một cách tự nhiên hơn là ép buộc triển khai một giải pháp phần mềm hoàn hảo nào đó.

Ưu tiên trao đổi trực tiếp hơn email

Chúng ta tất cả đều có thể quá phụ thuộc vào cách nói chuyện bằng bàn phím. Đồng nghiệp Zach và Jackie của tôi đã đặt ra cái từ “FaceMail” cho hành động cổ điển là đi tới bàn làm việc của đồng nghiệp để trao đổi về một vấn đề. Vài phút trao đổi trực diện có thể dẹp được cả những luồng email bất tận kéo dài nhiều ngày.

Nhưng điều tiên quyết của hình thức giao tiếp này là: chấp nhận gián đoạn. Nếu bạn đang quá bận để nghe nhóm bạn nói thì đừng cho rằng họ sẽ chịu dành thời gian để nghe lẫn nhau. Vâng, bạn có thể thi thoảng mất đi sự chú tâm khi bạn bị gián đoạn. Nhưng trao đổi trực tiếp làm rõ ràng mọi thứ và làm giảm đi sự hao phí tài nguyên công ty – vì vậy nó là một sự đổi chác có lợi. Và bên cạnh đó có những chiến lược để đảm bảo bạn vẫn có đủ thời gian để tập trung, như biến mất vài giờ ở một nơi tĩnh lặng nào đó để xử lí những công chuyện đang bừa bộn.

Tổ chức buổi họp toàn thể

Có thể giành được sự tập trung của cả nhóm là bình thường trong nhóm nhỏ, nhưng nó sẽ khó hơn khi bạn to hơn. Bạn phải chủ động xếp nó vào lịch làm việc. Tại Behance, chúng tôi bắt đầu cuộc họp toàn thể với mỗi nhóm sẽ trình bày luân phiên. Những cuộc họp này nên tổ chức họp đứng trong khoảng 15 phút để tạo tiền đề những thảo luận offline sâu xa hơn sau này.

Biết điểm dừng

Lý do tệ nhất để tiếp tục làm gì đó chỉ bởi vì bạn đã làm nó. Khi một hệ thống hay qui trình giao tiếp bắt đầu xuất hiện những căng thẳng, hãy tìm nguyên nhân để xử lí và sau đó xem xét đã dứt điểm chưa. Nếu rồi thì cứ tiếp tục với quy trình này còn ngược lại cứ mạnh dạn đổi mới. Ví dụ, cuộc họp toàn thể của chúng tôi ban đầu được tổ chức hàng tháng, họp ngồi nơi tất cả mọi người nói. Khi nó không hiệu quả chúng tôi chuyển thành kiểu hàng tuần và họp đứng, ngắn.

Phần đông mọi người cho rằng giao tiếp vốn có trong nhóm nhỏ sẽ tiếp tục khi nhóm lớn hơn. Nhưng này, chúng ta đang nói cả ngày, vậy chưa đủ sao? Thật sự đây là một kĩ năng phải được trau dồi và tối ưu liên tục trong nhóm. Không chú trọng vấn đề này thì chính nhóm sẽ là cản trở chính mình trong con đường tới thành công. Nhưng nếu xây dựng được giao tiếp trao đổi thông tin vào trong văn hóa doanh nghiệp, nhóm của bạn sẽ trở thành nền móng của một công ty lớn mạnh.