Mười cách làm xong nhiều việc hơn trong một ngày

Khi nói về năng suất trong dự án, thậm chí một thay đổi nhỏ cũng có thể tạo nên khác biệt lớn. Dưới đây là mười mẹo đã được kiểm chứng để làm được nhiều việc nhất mỗi ngày.

1. Khi chưa rõ thì nói ngay

Sean Whitaker, PMP, giảng viên quản lý dự án tại Christchurch Polytechnic Institute of Technology, Christchurch, New Zealand cho rằng để có một chỉ dẫn hay trả lời cho một thắc mắc nhanh, rõ ràng thì email là số một. Nhưng nếu bạn cảm thấy phải gửi đi gửi lại email với nhóm để xử lý một chuyện gì đó thì đây là lúc nói chuyện chứ không phải gõ phím: “Tôi nhận ra rằng một cú điện thoại có thể thay cho 10 email”.

Nói chuyện không chỉ nhanh hơn mà còn dẹp luôn những hiểu lầm trước khi nó trở thành vấn đề lớn. Nếu bạn cảm thấy giọng điệu khác thường như châm biếm hay giận dữ trong email thì thay vì trả lời cái mail đó, hãy gọi điện cho người gửi ngay và yêu cầu làm rõ. Cách này giúp những vấn đề nhỏ được giải quyết trực tiếp thay cho việc phải giải thích trong một email dài ngoằng.

2. Nghỉ một chút để lướt web

Lướt qua lướt lại danh sách việc cần làm của dự án có thể làm bạn cảm thấy rất năng suất, nhưng nghiên cứu cho thấy thật ra bạn có thể hiệu quả hơn nếu giải lao một chút. Trong nghiên cứu tại Đại học Quốc gia Singapore, người tham gia được yêu cầu hoàn thành một công việc 20 phút, sau đó làm 1 trong 3 hoạt động: hoàn tất một việc 10 phút, nghỉ ngơi tại chỗ, hoặc lướt web. Khi được yêu cầu làm thêm một việc nữa, nhóm đã lướt web cho thấy hiệu năng tốt hơn một chút so với hai nhóm còn lại. Những người trong nhóm này còn nhận xét họ cảm thấy ít mệt và chán hơn.

3. Lập một nhóm Two-Pizza

Để giúp mọi người tập trung và hiệu quả, Jeff Bezos, sáng lập và là CEO của Amazon, đã thiết lập quy luật two-pizza: nhóm được giới hạn tới 7 người – đó là số thành viên có thể chia sẻ hai cái bánh pizza trong bữa trưa. Colin McCall-Peat, PMP, cố vấn dự án của Post Vision Technology, Johannesburg, South Africa cho biết: “Trong một nhóm lớn, PM thường phải quản lý rất nhiều thứ, và nhiều đường thông tin liên lạc có thể chồng chéo lên nhau. Thậm chí còn khó hơn để giữ mọi người được cập nhật tất cả thông tin của dự án, đơn giản vì công tác hậu cần và chi phí cho các cuộc họp thường kỳ trong nhóm lớn”.

4. Chia nhỏ công việc

Dự án nhiều thành viên có thể hưởng lợi từ việc chia nhỏ thành dự án con và nhóm con. Neda Akbarzadeh, PMP, chuyên viên phân tích hiệu quả vận hành của Hải quân Hoa Kỳ ở Annapolis, Maryland, USA cho biết: “Nhóm lớn làm cho việc trao đổi thông tin trở nên kém hiệu quả. Thay vì vậy, hãy lập các nhóm năm người trở xuống và duy trì liên lạc với trưởng nhóm để xử lý các vấn đề”. Trưởng nhóm nên gặp PM thường xuyên để báo cáo và nhận các hướng dẫn cần thiết. Buổi họp tất cả mọi người hàng tháng có thể giúp đảm bảo sự đồng bộ giữa các nhóm con.

5. Họp đứng để tiết kiệm thời gian

Dùng mẹo của những nhóm agile và thay những cuộc họp hàng tuần bằng cuộc họp ngắn, ở đó tất cả mọi người đều đứng. Họp ngồi thường dài hơn họp đứng – trung bình 34% theo nghiên cứu của Journal of Applied Psychology – mà vẫn không hiệu quả hơn.

6. Dùng hộp thư thoại để tập trung

Khi đang ở giai đoạn nước rút của một công việc quan trọng, hãy chuyển tất cả cuộc gọi của bạn sang hộp thư thoại. Shari McGuire, PMP, chuyên gia tư vấn quản lý thời gian ở Minneapolis, Minnesota, USA đề nghị: “Mọi sự ngắt quãng làm mất của bạn hai mươi phút làm việc hiệu quả – chỉ cần 3 sự ngắt quãng là bạn mất 1 tiếng”.

7. Xếp công việc đúng thời điểm

McCall-Peat đề nghị nếu bạn lên kế hoạch cho cuộc họp bàn chiến thuật, hãy tổ chức vào buổi sáng: “Buổi họp kế hoạch dài nên được tiến hành sau giờ làm việc 30 phút. Nó cho phép mọi người xử lý các mail quan trọng trước khi họp và sẽ không bị mất tập trung”. Những cuộc họp quá 3 tiếng nên được chia ra làm trong hai ngày.

Khi cần brainstorm thì không nên họp sớm. Một nghiên cứu tại Albion College và Michigan State University cho biết những ý tưởng tốt nhất xuất hiện khi con người ít chuẩn bị nhất. Trong nghiên cứu, những người ít được báo trước giải quyết trung bình 42% vấn đề, so với trung bình 33% vấn đề ở nhóm được quản lý chặt. Những người nghiên cứu nói những ý tưởng ngẫu nhiên có thể đến khi người ta không thực sự chú tâm, tạo ra giải pháp mới lạ.

8. Thức dậy và tỏa sáng ngay cả vào cuối tuần

Ngủ nướng vào ngày thứ 7 có thể là một giải pháp để giải quyết tình trạng mất sức trong tuần làm việc, nhưng nằm thêm mấy tiếng trên giường có thể làm giảm năng suất của bạn. Trong một nghiên cứu của Đại học Leipzig, những người dậy đúng giờ đều đặn cảm thấy chủ động trong công việc hơn so với những người dậy trễ vào cuối tuần.

9. Ngắm nhìn những bức tranh đẹp

Nhìn vào bức tranh loài vật đang âu yếm nhau hay một đứa trẻ dễ thương có thể tạo sự khác biệt trong việc hoàn thành công việc. Tại Đại học Hiroshima, nhà nghiên cứu nhận thấy việc nhìn vào bức tranh khiến người ta ồ lên trước khi làm việc có thể tăng sự tập trung của người thử nghiệm 10%. Người nghiên cứu tin rằng sự thúc đẩy tập trung này có thể do cảm xúc tích cực từ bức tranh gây ra.

10. Đi bộ

Ở giữa dự án, làm việc xuyên bữa trưa có thể được xem như lựa chọn thông minh. Nhưng để giữ năng suất cao, hãy rời xa máy tính. Whitaker chia sẻ: “Tôi nhận thấy thời gian tôi bỏ ra tập thể dục tạo không gian cho tôi để nghĩ về những giải pháp sáng tạo cho các vấn đề công việc”. Một nghiên cứu phối hợp giữa viện Body-Brain Performance và Swinburne University of Technology in Melbourne, Australia nhận ra những nhân viên đăng ký vào chương trình 10.000 bước đi bộ mỗi ngày tạo ra năng suất cao hơn trị giá 2500 AUD mỗi nhân viên mỗi năm. Mặc dù đi bộ trong buổi ăn trưa là xa xỉ với các PM, nhưng nó cũng có tác dụng tích cực thậm chí trong kế hoạch căng thẳng nhất. Akbarzadeh nói: “Năm phút đi bộ trong hành lang có thể là sự khởi đầu tốt cho cảm giác tràn trề năng lượng và tập trung”.

Bài viết dựa trên “10 Ways to Get More Done in a Day” của Emma Haak, đăng lần đầu trên PM Network® số tháng 6 năm 2013.