Công ty không có IT mà bị sếp bắt làm ERP

“Project Champion cảm thấy không đáp ứng được các mong đợi về kỹ thuật kiểu như nhà cung cấp nhận định yêu cầu đó không thể làm được vì hạn chế kỹ thuật nhưng không giải thích được cho Project Champion hiểu dẫn đến mất lòng tin vào công nghệ”

Đây là một tình huống rất dễ xảy ra và là một trong những thách thức lớn nhất khi các doanh nghiệp không có IT nội bộ triển khai các hệ thống phức tạp như ERP. Việc Project Champion cảm thấy không hiểu hoặc không tin vào những giải thích về "hạn chế kỹ thuật" từ nhà cung cấp hay đối tác có thể gây ra xích mích, làm chậm tiến độ và thậm chí ảnh hưởng đến sự thành công của toàn bộ dự án.

Nguyên nhân của vấn đề này thường xuất phát từ:

• Khoảng cách về ngôn ngữ: Đối tác có thể sử dụng thuật ngữ kỹ thuật khó hiểu, trong khi Project Champion lại nhìn từ góc độ nghiệp vụ.

• Kỳ vọng không sát thực tế: Project Champion có thể kỳ vọng hệ thống làm được mọi thứ theo ý muốn mà không lường hết được sự phức tạp hoặc chi phí của việc tùy chỉnh.

• Thiếu "người phiên dịch": Không có ai trong công ty có đủ kiến thức để làm cầu nối, giải thích các vấn đề kỹ thuật một cách dễ hiểu cho nghiệp vụ và ngược lại.

• Kỹ năng giao tiếp của đối tác: Đôi khi, đối tác chưa thực sự khéo léo trong việc diễn giải các vấn đề phức tạp bằng ngôn ngữ kinh doanh.

Dưới đây là những đề xuất cụ thể để giải quyết tình huống này

1. Cải thiện giao tiếp và thấu hiểu:

Yêu cầu đối tác giải thích rõ ràng hơn:

• Project Champion có thể yêu cầu: "Xin vui lòng giải thích vấn đề này bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu cho người không chuyên về kỹ thuật. Có thể dùng ví dụ thực tế hoặc so sánh với điều gì đó quen thuộc được không?"

• Hỏi cụ thể: "Tại sao yêu cầu này lại là một hạn chế kỹ thuật? Nó ảnh hưởng đến những gì (ví dụ: hiệu suất, khả năng nâng cấp, chi phí, thời gian)?"

• Yêu cầu đối tác trình bày trực quan (demo) nếu có thể để minh họa hạn chế đó.

• Đề nghị đối tác giải thích bằng văn bản (email, tài liệu) để có thể xem xét kỹ lưỡng và tham khảo ý kiến (nếu cần).

Tập trung vào "Tại sao" chứ không chỉ "Cái gì":

Nhà cung cấp cần giải thích rõ lý do một yêu cầu khó thực hiện hoặc không khả thi trong ERP bản chuẩn, thay vì chỉ nói "không làm được".

Tài liệu hóa mọi thứ:

Tất cả các thảo luận quan trọng, các quyết định về việc chấp nhận một hạn chế hay lựa chọn giải pháp thay thế, cùng với lý do, cần được ghi lại trong biên bản họp hoặc nhật ký dự án và được cả hai bên xác nhận.

Tổ chức workshop / đào tạo bổ sung:

Đề nghị nhà cung cấp tổ chức thêm các buổi workshop ngắn, tập trung giải thích về kiến trúc tổng thể của ERP, những điểm mạnh và những giới hạn cố hữu của một hệ thống ERP đóng gói (so với phần mềm đặt hàng riêng). Điều này giúp Project Champion có cái nhìn thực tế hơn.

2. Nâng cao năng lực cho Project Champion và đội ngũ nội bộ:

Đầu tư đào tạo chuyên sâu hơn cho Project Champion:

Cho Project Champion tham gia các khóa đào tạo chức năng sâu hơn về ERP. Khi hiểu rõ hơn về các tính năng chuẩn của hệ thống, họ sẽ dễ dàng đánh giá các phản hồi từ nhà cung cấp hơn.

Thu hút sự tham gia của Super Users:

Đưa các Super Users (những người dùng nghiệp vụ am hiểu và sẽ là người hỗ trợ chính sau này) vào các cuộc thảo luận kỹ thuật này. Họ có thể có những góc nhìn khác, đặt câu hỏi bổ sung, hoặc cùng nhau "giải mã" các giải thích của nhà cung cấp.

Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp nhiều "Case Study" hoặc ví dụ thực tế:

Xem cách các doanh nghiệp khác đã giải quyết các vấn đề tương tự hoặc chấp nhận các giới hạn đó như thế nào.

3. Cân nhắc giải pháp trung gian nếu khoảng cách quá lớn:

Thuê tư vấn ERP độc lập (ngắn hạn):

Trong trường hợp có những bất đồng quan điểm nghiêm trọng hoặc Project Champion thực sự không thể "thẩm thấu" các giải thích kỹ thuật, hãy cân nhắc thuê một nhà tư vấn ERP độc lập (không phải là nhà cung cấp bán và triển khai ERP hiện tại) nhưng giải pháp này sẽ phát sinh thêm chi phí, nên chỉ áp dụng cho các vấn đề thực sự quan trọng và bế tắc.

Người này sẽ đóng vai trò trung gian, "phiên dịch" giữa ngôn ngữ kinh doanh và kỹ thuật, đánh giá khách quan các giải thích của nhà cung cấp, và có thể đề xuất các giải pháp thay thế hoặc cách tiếp cận khác.

4. Tập trung vào giải pháp thay thế và điều chỉnh quy trình:

Ưu tiên tận dụng tối đa tính năng tiêu chuẩn:

Trước khi kết luận một yêu cầu là "không thể làm được", hãy cùng nhà cung cấp rà soát lại thật kỹ xem có cách nào sử dụng hoặc cấu hình các tính năng sẵn có của ERP để đáp ứng một phần hoặc toàn bộ yêu cầu đó không.

Sẵn sàng điều chỉnh quy trình nghiệp vụ:

Đôi khi, thay vì cố gắng tùy chỉnh hệ thống để khớp với một quy trình cũ (có thể không còn tối ưu), việc điều chỉnh quy trình nghiệp vụ của công ty để phù hợp với thông lệ tốt nhất mà ERP cung cấp lại là giải pháp hiệu quả hơn. Project Champion cần có tư duy cởi mở về vấn đề này.

Chia nhỏ yêu cầu hoặc triển khai theo giai đoạn:

Nếu một yêu cầu quá phức tạp và gây ra nhiều tranh cãi kỹ thuật, hãy xem xét liệu có thể chia nhỏ nó ra, thực hiện một phần đơn giản hơn trước, hoặc tạm gác lại cho giai đoạn sau của dự án không.

Khám phá giải pháp Low-Code/No-Code (Power Platform):

Hỏi nhà cung cấp xem liệu có thể sử dụng các công cụ như Power Apps (để tạo ứng dụng tùy chỉnh đơn giản) hoặc Power Automate (để tự động hóa quy trình) để giải quyết yêu cầu đó mà không cần can thiệp sâu vào mã nguồn của ERP không. Các giải pháp này thường dễ hình dung và quản lý hơn.

5. Quản lý kỳ vọng ngay từ đầu:

Khảo sát và phân tích yêu cầu kỹ lưỡng:

Đây là giai đoạn cực kỳ quan trọng và nhà cung cấp cần phải làm rõ ngay từ đầu những yêu cầu nào có thể đáp ứng bằng tính năng chuẩn, yêu cầu nào cần cấu hình, và yêu cầu nào là tùy chỉnh phức tạp (với ước tính chi phí, thời gian và rủi ro đi kèm).

Phạm vi dự án rõ ràng:

Cần có một tài liệu phạm vi dự án (Scope of Work) chi tiết, được cả hai bên ký duyệt, trong đó phân biệt rõ giữa những gì nằm trong gói chuẩn và những gì là tùy chỉnh.

Chiến lược dài hạn vẫn là nâng cao năng lực nội bộ:

Tình huống này một lần nữa nhấn mạnh rằng, về lâu dài, khi công ty phát triển và ngày càng phụ thuộc vào các hệ thống như ERP, việc có một nhân sự nội bộ (dù không phải là một lập trình viên chuyên sâu, nhưng có thể là một chuyên viên phân tích nghiệp vụ có hiểu biết về CNTT, hoặc một IT Manager) sẽ vô cùng giá trị. Người này có thể giúp công ty bạn chủ động hơn trong việc làm việc với các đối tác kỹ thuật, hiểu rõ hơn về hệ thống và đưa ra các quyết định công nghệ sáng suốt hơn.

Quan trọng nhất là duy trì một tinh thần hợp tác, cởi mở và kiên nhẫn từ cả phía công ty bạn và nhà cung cấp. Hãy xem nhà cung cấp như một người đồng hành, và cùng nhau tìm ra giải pháp tốt nhất trong khuôn khổ những gì công nghệ có thể đáp ứng một cách hợp lý.